時間管理が苦手な方必見!「最優先事項を優先する」ことで人生が豊かになる!

2020年5月31日仕事

みなさんいつもお読みいただきありがとうございます。

近々マレーシア移住を目論んでいるさかしん(@LIFE_MONEY_HACK)です。

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タイムマネジメントは企業の外部研修などでも採用しているところは多いですが、

なんとなく聞いてほうほうとうなづいて終わり、、、

そんなもったいないことになっていませんか?

 

今回は

「最優先事項を優先」

して時間管理がうまくいく方法をシェアします。

 

忙しさで日々目の前のタスクに身を委ねていると、

その時は充実していても人生を振り返った時に、

「あれをしておけばよかった」

と後悔します。

 

もっと

「緊急でないが重要なこと」

に時間を使おう。

 

人生において、これができるととってもうまくいきます。

 

 

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時間管理は4つの領域で区切られる

  緊急 緊急ではない

第 I 領域

  • 危機や災害、事故、病気
  • 締め切り直前のタスク
  • クレームへの対応
  • 自分がファシリテートする会議のとりまとめ

第 II 領域

  • 人間関係作り
  • 予防行為
  • 最新再生(自分を磨くこと)
  • 準備や計画
  • 適度な息抜き





第 III 領域

  • 無意味な電話やメールへの対応
  • 突然の来訪
  • 多くの会議
  • 無意味な接待や付き合い
  • 多くの報告書

第 IV 領域

  • 暇つぶし
  • 長時間、必要以上の息抜き
  • だらだらとした電話
  • 世間話
  • その他無意味な活動

図 時間管理のマトリックス

研修で見たことのある方もいらっしゃるかと思います。

 

「緊急かどうか」と「重要かどうか」で区切り、4つの領域に分けていますね。

 

ひとつひとつ見ていきますと、

 

第一領域(緊急で重要なこと)

  • 危機や災害、事故、病気
  • 締め切り間近のタスク
  • クレーム対応
  • 自身がファシリテートする会議の取りまとめ

 

第二領域(緊急でないが重要なこと)

  • 人間関係作り
  • 予防行為
  • 最新再生(自分を磨くこと)
  • 準備、計画
  • 適度な息抜き

 

第三領域(緊急だが重要でないこと)

  • 無意味な電話やメールの対応
  • 突然の来訪
  • 多くの会議
  • 無意味な接待や会議
  • 多くの報告書

 

第四領域(緊急でも重要でもないこと)

  • 暇つぶし
  • 長時間、必要以上な息抜き
  • だらだらした電話
  • 世間話
  • その他無意味な行動

 

第二領域「緊急でないが重要なこと」が人生を左右する「最優先事項」となる

だいたい多くの人は、第一領域に時間を使います。

 

これはしょうがないことでもあります。

 

その結果、疲弊した心と身体を癒すために第四領域の行動に逃げてしまい人生を無駄にします。

 

第一領域と第四領域が大部分を占める方がほとんどです。

 

周りで、「スキルアップのために資格取ろうと思うんだ」という方がいて、

 

それに対して思うことが「意識高いな」と感心したり、はたまた冷笑している方は危ないですね。

 

そしてその人が頑張った結果失敗した時、

 

「何も行動しない自分がやはり正しい」と自己肯定する方も非常に危ないです。

 

危ないというのは、そういう考えだと仕事の効率や能力もアップしないし、

自己成長がストップしてしまうということです。

 

人生を充実させるには、とにかく第二領域に注力することです。

 

第二領域では、第一領域のための準備や計画、成長に役立つ活動をしています。

 

「仕事は準備が8割」

 

と言われるように、とにかく準備がモノを言います。

 

第二領域が最優先事項となります。

 

これを徹底的に意識して行動することで結果的に人生を豊かにすることになります。

 

 

「時間を管理」しすぎると逆に成長が止まる理由

「最優先事項を優先する」ことで多くの人が勘違いしていることがあります。

 

それは、「時間の管理」についてです。

 

1日に仕事や趣味、スケジュールをぎっしり詰め込んで手帳真っ黒の方が多いと思います。

 

一見、それをこなていくとどんどん前に進んで充実しているように感じます。

 

「何時までにあれを終わらせ、何時からこれを始める」

など、時間を管理しているはずが、

時間に管理されていては本末転倒です。

 

管理するべきなのは、あれの内容とこれの内容です。

 

時間ではなく、「最優先事項を優先する」という行動の順序です。

 

つまり「何でもかんでもやれば言い訳ではない」ということです。

 

予定やタスクをたくさんこなしているのに思ったような結果に結びついていない

という方はほぼ100%ここでつまづいていると言えます。

 

 

最優先事項を優先するための考え方

感情のコントロール

いわゆる自己研鑽というのはとりかかるのに非常に大きなエネルギーを消費します。

 

障壁となるのは「面倒くさい」という感情です。

 

なので、感情をコントロールすることが重要です。

 

感情をコントロールするには高い主体性率先力が必要です。

 

  • 高い主体性:行動を選択できることを知ること

     

  • 率先力:選択を実行に移すこと

     

しかし、高い主体性と率先力を持っても、

「面倒くさい」という感情がでたら、抵抗することは難しいです。

 

 

明確なミッション・方向性・価値観

そんな時に必要なのは、明確なミッション・方向性・価値観です。

 

明確なミッション・方向性・価値観があれば、自分自身の行動がブレてないか判断できます。

 

めんどうくさいと思ったり、

「今日は疲れたから明日から頑張ろう」

 

と思った時には、

「自分のやりたい方向性だから」

 

と考えることができれば、どんなに面倒でも取り組みことはできます。

 

筆者の現状で落とし込むと、

何でこんなに節約して、貯金額を徹底的に増やすことに注力しているかというと、
アーリーリタイアで自由な海外暮らしをできる事を知っている。
それを叶えた先輩がいる。
自分もそれを少しでも早く叶えたいから他の人と一緒にダラダラやってる暇はない。
そして節約は面倒で時には我慢も必要だけど、それは自分の選んだ方向性だからつべこべ言わずに突き進む。

こんな感じでしょうか。

言い方を変えると強いインセンティブがあるかどうか、といったところでしょうか。

 

「副業頑張ってます。ですが全然稼げません。何かいい話ありませんか?」

 

と言ってしまう人はまずここから見直した方がうまくいく確率が高くなります。

 

大きなYESを持つことで「無駄な小さいことにはNO」

せっかく自分で行動を選択できて、そして誘惑に抵抗することができたとしても、

お人好しで人に頼まれた時に引き受けてしまったら意味がありません。

 

つまり、自分の大義を達成するために邪魔となることは徹底的に断ることが大切です。

 

なぜなら、人生というのは自分のためのものであるからです。

 

自分の中でもっとも優先すべきことがはっきりわかっていれば、Noと言う勇気は生まれてきます。

 

そのためにも、自分の中でもっとも強く、熱い目標を持つことだ必須となります。

 

ダイエットの例で言えば、以下のそれぞれの思いを持つ3名がいた場合、

誰が1番努力を継続できそうでしょうか

 

  • 単に痩せたいと思う人
  • モデルになりたいと思う人
  • 痩せないと肥満で死んでしまうと言われて痩せたいと思う人

もちろん、3番目の痩せないと死ぬって思っている人です。

何故なら、生きたいと願っているからです。

 

 

それでも時間が足りないと思ったら

第一領域のタスクが多すぎて第二領域にシフトできないと思っている人は、

人に任せてしまう選択肢を視野に入れましょう。

 

これを「デリケーション」といい、委任や委託という意味となります。

 

人に託すことで、自分のエネルギーを他に使うことができます。

 

デリケーションについては書くと長くなるのでまた別の機会に書こうと思います。

 

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

単に時間の管理と言っても、本当は時間の管理ではなく、

何をやるかの管理が重要だということを解説しました。

人生において何が大事なことかは人それぞれです。



そしてそれは人から与えられるものではありません。



自分で見つけなければなりません。


何も見つからないと

第一領域で疲弊し、第四領域に逃げる人生で終わってしまいます。



筆者は最近、


日本人は

「日本の三大義務を最低限こなすだけの人生」

をしている人ばかりだなと感じることがあります。



義務教育を受けて、勤労して、納税する。



いい感じに洗脳されまくってるなと思います。

余計なことを考えさせないために、徹底的に疲労させ、癒しを与えるために、

酒、映画、スポーツ、性産業を程よく与える。

これについても長くなるのでまたの機会に書きたいと思います。

それでは最後まで読んでいただきありがとうございました。

運営者:さかしん
 

元・県庁職員
 

オフショア資産運用で預金利息をもらい
 

愛猫とゆるーく生活しています。
 

副業歴16年・資産運用歴10年の34歳です。
 

将来が不安!資産運用しなきゃ!
でもリスクもあるだろうし、
そもそも何をやれば良いのかが分からない、、、
 

そんな「過去の自分」へ向けたブログです。

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